Das BAFA hat heute mitgeteilt, wie die online Reservierung der Umweltprämie von statten gehen soll. Es wird ein Online-Formular geben, an welches ein PDF Dokument mit einer digitalisierten Version des Kaufvertrages, bzw. der verbindlichen Bestellung “angehängt” werden soll.
Doch wie bekommt man nun aus einem Stück Papier ein PDF-Dokument? Ich möchte mit diesem Artikel versuchen, ein wenig Hilfestellung für diejenigen zu leisten, die sich mit dem ganzen Computer-Quatsch nicht so auskennen.
Ein PDF Dokument ist eine Datei, die auf jedem Computer-System der Welt über ein entsprechendes Leseprogramm aufgerufen werden kann und dabei immer genau gleich aussieht. Ganz unabhängig von solchen Albernheiten wie Betriebssystem, Wordversion und installierten Schriftarten. An sich ist so ein PDF also etwas Tolles. Nur, wie komme ich zu so einer Datei?
Die einfachste aller Möglichkeiten ist immer, direkt am Entstehungsort des Originals (in diesem Fall des Kaufvertrages) danach zu suchen und einfach mal im Autohaus zu fragenl, ob dort vielleicht ein PDF bereits vorliegt. PDF wird nämlich auch gerne zum Archivieren von Dokumenten genutzt. Bei “meinem” Citroen Händler zum Beispiel lief die gesamte Kommunikation über PDF.
Sollte ein PDF so nicht auftreibbar sein, bleibt nur der umständlichere Weg des Digitalisierens. Die analoge Papiervorlage muss irgendwie in den digitalen Rechner. Das geht sehr einfach mit einem Scanner. Diese Geräte gibt es kurzfristig und ab ca.65€ zum Beispiel als Versandware bei Amazon (ih! Unbezahlte Werbung!) Viele dieser Geräte scannen direkt in eine PDF Datei.
Scannen hat aber auch seine Tücken. Viele Details sind in der Scansoftware (die dem Scanner beiliegt) einstellbar und wenn man das Falsche auswählt, hat man am Ende eine sehr große Datei, die vielleicht noch unscharf ist. Daher mein Rat für die Einstellungen: Wenn es geht, gleich direkt das PDF Format auswählen (wie das geht, steht in der Anleitung), nicht mehr als 150dpi Scanauflösung (das ist so etwas ähnliches wie die Megapixelangabe von Digi-Cams) auswählen und in Graustufen scannen (z.B. 16). Farbe ist hier überflüssig und bläht die Datei unnötig auf.
Sollte der PDF-Direkt-Scan nicht zur Verfügung stehen, dann bitte als JPG einscannen. Das ist ein Bildformat, dass dann später in PDF umgewandelt werden muss. Die o.g. Scaneinstellungen gelten auch für das JPG.
Die einzelnen JPG-Seiten kann man dann als Grafik in seinen Textverarbeitung (z.B. WORD) einfügen und von dort aus mit einem PDF Converter in das Wunschformat PDF umwandeln. Für die WIndowsnuter würde ich hier zu FREEPDF raten. Das haben wir z.B. in meiner Firma bei über 1500 Nutzern im Einsatz und das funktioniert hervorragend. Mit diesem Programm (LINK zur freepdf Homepage) kann man einfach gespeicherte Worddokumente in ein (auch mehrseitiges PDF) umwandeln.
Benutzer einer neueren OPEN OFFICE Version können übrigens direkt aus ihrer Textverarbeitung WRITER in das PDF speichern. Open Office ist die kostenlose (und sehr gute) Alternative zum Office Paket von Microsoft. Das gibt es für Windows und Linux und Mac.
Wenn kein Scanner zur Verfügung steht, wird es haarig. Alternativ könnte man versuchen, die Dokumente zu fotografieren. Allerdings ist dies ein schwieriges Unterfangen, denn der Blitz wird das Papier derart aufhellen, dass man wohl nicht mehr alles lesen kann. Und freihand ohne Blitz werden die wenigsten mit ihrer DigiCam ein ordentliches scharfes Foto hinbekommen. Wenn es euch allerdings mit entsprechender Ausleuchtung und einem Stativ gelingen sollte, so habt ihr anschließend auch wieder JPG Dateien, die wie oben beschrieben weiterverarbeitet werden können.
Es gibt in Copyshops übrigens auch Scan-Services. D.h. man kann sich seine Dokumente dort einscannen lassen und als PDF auf eine CD brennen lassen. Das kostet zwar Geld, dafür geht es aber schnell und klappt 100%tig.
Manchmal steht auch irgendwo ein Fax herum. Es gibt Dienste, die ein FAX in ein PDF Dokument umwandeln und dann per Email verschicken. Diese Dienste kosten auch Geld – funktionieren aber außerordentlich gut. Und wenn der Copyshop zwar keinen Scanservice anbietet, so wird er doch einen Faxservice haben. Oder man fragt jemanden, der ein Fax hat oder oder oder …
Natürlich gibt es noch viele andere Wege, um zu einem PDF zu kommen und meine Erklärungen sind stellenweise etwas oberflächlich – aber ich denke, dass man damit zum Ziel kommt, ohne dass man IT studiert haben muss und alles bis in das letzte Detail verstanden zu haben. Hauptsache am Ende kommt ein PDF dabei raus und irgendwann sind die 2500€ auf dem Girokonto 
Ich hoffe, dass ich mit dem (am späten Abend zusammengetippten) Text ein wenig helfen konnte. Für Rückfragen sind die Kommentare da – ich werde im Rahmen meiner Möglichkeiten antworten!
Naja, DigiCams würde ich hier nicht so pauschal aburteilen. Mit einer qualitativ guten und großen Kamera mit Macrofunktion kann man hervorragend Papierseiten bei Tageslicht (ohne Blitz!) abfotografieren (z.B. auf dem Boden vor der Balkontür). Mit meiner Sony DSC-H5 sehen die Papierseiten hervorragend aus. Kein Stativ nötig.
Aus diesem Grunde verkaufe ich auch meinen Scanner. Der war viel zu umständlich zu bedienen und zu langsam.
Und jetzt zu den Tools: Ideal wäre für mich ein Tool, was aus mehreren jpg-Dateien im Hochformat automatisch ein mehrseitiges pdf mit der richtigen Seitenreihenfolge erzeugt, in einem Rutsch.
Habe jetzt die Shareware ConvertImageToPDF (jedes jpg wird mit 3 Klicks zu einem pdf) und die Freeware PDF Blender. Funktioniert leidlich. PDF Blender nicht 100% stabil.
Wenn ich das richtig verstanden habe, erwartet dein freePDF das Word-Format? Also habe ich hier auch einen Zwischenschritt: Grafiken in ein leeres Word-Dokument einfügen und das dann konvertieren. Aber vielleicht läuft freePDF ja stabiler und dauerhafter als CITP und Blender. Wenn ich schon recherchiere und teste, will ich gleich eine dauerhafte Lösung, als Nebeneffekt der AWP. Ich mußte noch nie im Leben ein pdf erzeugen. Eigentlich halte ich auch nicht viel vom pdf, da man Texte i.d.R. nicht ohne weiteres weiterverarbeiten kann, da ein pdf ja eigentlich eher eine Grafik (wie ein jpg) ist.
Klasse olli !
Bist eben ein Berliner !
Nein FreePDF erwartet kein Word-Dokument. Dies war nur ein Beispiel. FreePDF steht nach der Installation als Druckertreiber zur Verfügung und so kann aus jeder beliebigen Anwendung in ein PDF-Dokument gedruckt und damit konvertiert werden.
Wenn du aber mehrere JPEG-Dateien hast ist es doch keine schlechte Idee erst in Word einzufügen und dadurch ein mehrseitiges PDF zu erstellen.
Alternativ kannst du auch die JPEG einzeln drucken und bei dem sich dann öffnenden FreePDF-Dialog MultiDoc anklicken. Nach dem letzten Bild klickst du auf Ablegen und speicherst das PDF.
Die Installation von FreePDF benötigt zwar 2 Schritte ist aber kinderleicht. 2 Schritte, da zunächst Ghostscript zu installieren ist (Link ist auch auf der FreePDF-Seite) und anschließend FreePDF.
Beides ist 100% Freeware und wir benutzen es auch im Büro auf 400 PC und ich setze es auf einem Server für einen Webdienst zuverlässig ein.
FreePDF konvertiert auch nicht einfach nur eine Textdatei als Bild in einem PDF, sondern du kannst den Text noch auswählen und kopieren. Zudem bleiben Links (z.B. von Webseiten) anklickbar.
Probier FreePDF aus … es lohnt sich!
@Aveo12: Die meisten Menschen haben aber keine gute und große DigiCam, sondern eine DigiTaschenKnippse, die in der Standardeinstellung mit Papierseiten überfordert ist. Daher mein Rat es sein zu lassen. Und wenn man Text (z.B. aus einer Textverarbeitung) in ein PDF umwandelt, dann bleibt das auch Text, d.h. er ist durchsuchbar, man kann ihn in die Zwischenablage kopieren und mit der aktuellen Acrobat Version sogar wieder zurück in ein Word-Dokument wandeln. Nur wenn man einen Text als Bild einscannt, dann wird es auch im PDF nur ein Bild bleiben (wobei auch hier der Acrobat von Adobe eine sehr leistungsstarke Texterkennung an Bord hat …). Aber das führt hier zu weit, denke ich.
Und wie gesagt, wer sich den ganzen Schmus mit den extra Programmen sparen möchte, greift gleich zu Open Office. Da ist das “PDF machen” gleich mit an Bord …
edit Olli: Lieber “Marc”, bitte unterlasse doch die Werbung in meinen Kommentaren. Das mag ich so nicht. Und wenn Du dann noch von der selben IP-Adresse schreibst, wie jemand, der hier sonst unter einem anderen Nicknamen schreibt, dann fühle ich mich
grob VERARSCHTkann das natürlich ein Zufall sein. Ich habe ja gar nichts gegen diese Fax-Lösung – aber bitte nicht als Werbung in meinen Kommentaren!Ich habe aus meinem Kaufvertrag ein PDF-Dokument mit der Fax-Lösung, wie sie ***** ***** beschrieben ist, erstellt.
Fuktioniert einwandfrei und ohne grossen Aufwand, die Qualität ist einwandfrei. Und die Kosten für den Faxversand halten sich in meinen Augen auch in Grenzen. Die paar Cent sind es mir Wert, damit ich die Prämie in Höhe von 2.500 Euro bekomme. Ausserdem ist es bei weitem günstiger als einen Scanner für 65 Euronen zu kaufen
pdflatex kann auch PDFs erstellen
halt nen leeres Dokument, Seitenränder runterschrauben und dann pro Seite ein Bild einfügen…
wie aus dem Kaufvertrag ein PDF wird habe ich verstanden.(bei mir mittels Scanner) Aber wie binde ich diese PDF-”Anlage” in das neue Online-Dokument der bafa ein um beides zurückschicken zu können. Funktioniert das ähnlich wie bei einer email? Und was mache ich wenn zusätzlich noch eine Unterschrift gefordert wird?
Auweeh-Ohh sagte: “Eigentlich halte ich auch nicht viel vom pdf, da man Texte i.d.R. nicht ohne weiteres weiterverarbeiten kann, da ein pdf ja eigentlich eher eine Grafik (wie ein jpg) ist.”
Auch aus einem PDF kann man den Text herauskopieren wenn es der Author nicht mit TriX verhindet oder wirklich jede Seite aus einer riesen Grafik besteht.
Nur ist eben wenn man immer den aktuellsten Acrobat Reader installiert hatte schon lange der Button zum Markieren nichtmehr standardmässig nach dem Setup zu sehen.
Den kann man aber einfach nachrüsten (ohne PlugIn) so wie im FireFox die Buttons.
Der sieht aus wie eine Einfügemarke.
Die Diskussion über Erstellung einer PDF Datei ist zwar interessant, hier jedoch eigentlich nicht wirklich nötig. Wer bloggen kann, der steht mit Computern nicht auf Kriegsfuss und kriegt die Erstellung der PDF Datei deshalb schon irgendwie hin. Schlimmer ist die Sache aber für all diejenigen, die mit PCs nichts am Hut haben – die werden auf ein wenig Hilfe angewiesen sein. Nehme an, dass ein Händler, der was auf sich hält, seinem Kunden die Bestellung auch als PDF Datei zukommen lassen kann – zur Not halt auf eine CD gebrannt, dann kann der Kunde damit zu einem Bekannten gehen und mit diesem zusammen online den Antrag machen..
@Corsa-Jäger: ??? Selbst wenn hier viele, viele Kommentatoren schreiben, so ist das ein “Klacks” gegen die restlichen Besucher, die hier nur lesen (das Verhältnis ist in etwa 1:300). Und viele von denen die nur lesen werden sicherlich mit einem PDF zunächst überfordert sein. Daher mein Servicegedanke …
@Nuke: das mit dem Text aus PDFs heraus kopieren geht aber nur, wenn du das PDF selber aus einem Text heraus erstellst – wenn du einen Kaufvertrag einscannst und daraus ein PDF machst, dann kannst du da eben keinen Text rauskopieren! Und jetzt sag mir nicht, dass du deinen Kaufvertrag als Word-Dokument hast, das du zu einem PDF konvertierst
@Olli/Corsa-Jäger: Also ich bin bestimmt nicht superblond am PC, aber doch sehr dankbar für die hier gegebenen Hilfestellungen – .pdf Dateien kenne ich zwar, musste aber noch nie eine selbst “herstellen”
Deshalb vielen Dank!
Andrea aka scad (deren Panda möglicherweise noch diese Woche kommt…)
@ Scad … dein Bärchen kommt bald .. schön , das freut mich !
Mein Punto kommt erst wohl mitte April … Mein Fiathändler hat den ganzen Hof voll 5 Türer , habe aber nen 3 Türer bestellt .. Als dei Liefeungen kamen bin ich da hingesaust aber leider echt nur alles 5 Türer *gg* .. Naja , die ca 4 Wochen werd ich wohl auch noch überstehn
[...] Wie kriege ich eigentlich eine PDF Datei? [...]
Danke für die ausführliche Anleitung. Ist zwar für die Prämie nicht mehr aktuell, aber hat mir trotzdem geholfen
Oh… Gern…